Recruitment is veel meer dan vacatures invullen. Recruitment gaat over het aantrekken van het juiste talent voor je organisatie voor nu én voor in toekomst. Met de artikelen in deze kennisbank leggen we de basis voor een succesvolle recruitmentaanpak. Succesvol recruiten begint met een strategie en een recruitmentplan. Nu hoor ik je denken: “heb ik bij een paar vacatures per jaar echt een recruitmentstrategie nodig?” Mijn antwoord is: ja! Met nadenken en keuzes maken, voorkom je dat je bij iedere nieuwe vacature opnieuw het wiel uitvindt. Daarom starten we met een recruitmentstrategie.

wat levert een goed recruitmentplan je op?

Met een goed recruitmentplan bereik je (tenminste) drie grote doelen:

1. je krijgt scherper in beeld welke mensen jouw organisatie nodig heeft;
2. je bespaart tijd en recruitmentkosten en het recruitmentproces verloopt soepeler;
3. je creëert een betere selectie die bij jouw organisatie en vacatures past.

drie vragen om te starten met je recruitmentstrategie

Voordat je begint aan het schrijven van een recruitmentplan stellen we je drie vragen. De antwoorden vormen het hart van jouw recruitmentstrategie.

1. wat wil je bereiken met je recruitment?

Het ligt voor de hand dat je zegt: “ik wil geen lege stoelen en snel alle vacatures invullen.” Maar, daar gaat iets aan vooraf. Recruit je ter vervanging van uitstroom of verwacht je een groei van de organisatie? Laat de vlootschouw strategische gaten zien en loopt de bedrijfscontinuïteit gevaar? Wil je met recruitment jouw concurrent verzwakken en al het toptalent wegkapen? Heb je vers bloed en nieuwe competenties nodig om verder te ontwikkelen? Of wil je de personeelskosten verlagen omdat je minder mensen wil inhuren? Allemaal strategische keuzes die je met je organisatie maakt en deze verschillende redenen krijgen een uitwerking in je recruitmentplan.

Pas als je jouw recruitmentdoelen duidelijk hebt, krijg je de inrichtingskeuzes in beeld. Is het belangrijkste dat je snel alle nieuwe vacatures invult? Bouw dan een wendbare recruitmentaanpak gericht op een korte time to hire. Zoek hiervoor bijvoorbeeld actief de samenwerking op met recruitmentbureaus.

Wil je jouw kosten van inhuur verlagen? Analyseer dan waarom je zoveel inhuurt. Vaak is dat omdat je de mensen niet kunt vinden en dus ‘moet’ inhuren. Dit vraagt om het ontwerpen van een strategische recruitmentaanpak met sourcing en talentpooling, waarmee je dat schaarse talent wel kunt aantrekken.

Maar er zijn nog veel andere recruitmentdoelen te bedenken.

• minder afhankelijk worden van externe werving- en selectiebureaus
• betere nieuwe medewerkers aannemen en je retentie verhogen
• de druk bij nieuwe vacatures verlagen en slimmer kunnen recruiten
• je interne klanten beter informeren en meer grip krijgen op je recruitmentproces
• de totale recruitmentkosten verlagen

2. wat is je jaarlijkse recuitmentbehoefte?

De jaarlijkse recruitmentbehoefte inventariseren helpt je bij het maken van een goede forecast en het aanbrengen van prioriteiten. Wanneer verwacht je vacatures? Zijn er groeiplannen? Is er een lijst met medewerkers met een prestatieverbeterplan? Krijgen bepaalde vacatures altijd voorrang omdat ze cruciaal zijn voor je organisatie?

Sommige vacatures kan je redelijk makkelijk plannen, denk aan een bepaalde groei of uitbreiding van je bedrijf. Wanneer iemand ontslag neemt is veel moeilijker te voorspellen. En dan heb je de tussencategorie, zoals medewerkers met een prestatieverbeterplan. Om je inrichting en schaal van recruitment goed te kunnen bepalen, wil je een vacature forecast voor de komende twaalf maanden. Een vacature forecast die helemaal accuraat is, helpt je bij het gedegen oppakken van recruitment.

Maak niet alleen een indeling naar bedrijfsonderdeel, maar kijk ook naar logische clusters van rollen. Drie afdelingen met accountmanagers kan je clusteren tot één groep (vacatures accountmanagement). Probeer waar mogelijk de vacatures ook in de tijd te plaatsen, bijvoorbeeld in vier kwartalen.

De vacature forecast brengt bottlenecks in beeld. Als zich ieder jaar in januari een vacaturepiek aftekent, kun je zorgen voor tijdelijke extra recruitmentcapaciteit. Een vacature forecast laat je eveneens nadenken over de tijd die je nodig hebt om een nieuwe medewerker te vinden. Bij sommige vacatures gaat dat heel snel terwijl andere juist lastig in te vullen zijn. Maar het allergrootste voordeel van een forecast is natuurlijk dat je ontdekt of je het er nog ‘bij kan doen’ of dat het tijd wordt om extra recruitmentondersteuning te organiseren.

3. wat zijn je huidige recruitment capabilities?

Voordat je gaat rennen moet je eerst kunnen lopen. De basics van recruitment zijn soms al uitdagend genoeg. Een inschatting van de huidige recruitment capabilities en de verbetermogelijkheden helpen je om een start met je recruitmentstrategie te maken die haalbaar én ambitieus is. Het Talent Acquisition Model van Bersin geeft je een handzaam overzicht met vier stadia voor je recruitmentaanpak.

Veel organisaties zijn nog niet gestart met een recruitmentstrategie of -plan. Ze bevinden zich met recruitment nog op het 1e of 2e niveau: ‘reactive tactical recruiting’. De artikelen van deze serie helpen je op weg naar het volgende niveau ‘standardized operational recruiting’.De volgende vragen geven je een indicatie van je huidige recruitment capabilities:

	reactive tactical recruiting	standardized operational recruiting
vacatures	handmatig publiceren op werken-bij site en job boards	geautomatiseerd doorposten van je vacatures op site, job boards en socials
marketing	1-op-1 berichten naar kandidaten & one-size fits all benadering om talent aan te spreken	geautomatiseerd informeren van je kandidatenbestand & gesegmenteerde benadering van kerndoelgroepen
sourcing	voornamelijk afhankelijk van vacature publicaties, website en recruitmentbureaus	gericht kandidaten benaderen voor bepaalde categorie vacatures
selectie	iedere selecteur heeft eigen aanpak	selectieaanpak gekoppeld aan kritische succesfactoren van de rol
proces	unieke aanpak per vacature	standaard aanpak, eventueel gekoppeld aan het type vacature
onboarding	er is geen programma voor nieuwe medewerkers	een basis onboarding programma bestaat
strategie	geen koppeling tussen recruitment en strategie	strategie is door vertaald in de recruitmentaanpak
organisatie	geen vaste rollen of afspraken over recruitmentproces	recruitment is onder gebracht bij enkele getrainde professionals
budget	er is geen recruitmentbudget	recruitment budget is opgenomen binnen het totaal budget van HR
besturing	Recruitment KPI’s ontbreken	er zijn enkele recruitment KPI’s die gebruikt worden

drie basisvragen bij de start van je recruitmentstrategie

Begin je recruitmentstrategie dus met het beantwoorden van deze drie vragen:

1. wat wil je bereiken met je recruitment?
2. hoe ziet je jaarlijkse recuitmentbehoefte er uit?
3. wat zijn je huidige recruitment capabilities?

Jouw antwoorden op deze vragen vormen het fundament van je recruitmentplan en de start van een goed doordachte recruitmentstrategie.

In het artikel recruitment KPI’s: de hoeksteen van recruitment gaan we dieper in op de parameters die je bij een basis recruitmentaanpak gebruikt en introduceren we een overzichtelijk strategiemodel.