In de artikelen starten met een recruitmentstrategie en recruitment kpi’s de hoeksteen van recruitment hebben we recruitment strategisch benaderd. Maar een recruitmentplan schrijf je niet zomaar. Dat kost tijd, denkwerk en energie. Later ga je ook investeren in arbeidsmarktcommunicatie, een recruitmentsysteem en een interim recruiter of eigen recruiter. Investeringen die je moet rechtvaardigen met een business case. Met deze business case onderbouw je de kosten en opbrengsten van je recruitmentplan voor de directie of opdrachtgever. We behandelen in dit artikel vijf manieren waarmee je de recruitment opbrengsten kunt berekenen.

kost recruitment geld of levert het iets op?

Recruitment kost geld. We weten dat een nieuwe medewerker een gemiddelde Cost per Hire heeft van zo’n €4.500 -. Serieus geld en waarschijnlijk geven de meeste organisaties nog meer uit omdat ze regelmatig een recruitmentbureau inschakelen. Omdat deze kosten zo duidelijk zijn, zijn organisaties en recruiters vaak geneigd vooral te kijken naar de kosten van recruitment. Het gesprek gaat vooral over hoe snel en hoe goedkoop je een vacature kunt invullen.

een benadering van recruitment die geld oplevert

Is focus op recruitmentsnelheid en -kosten de juiste benadering? Je kunt ook breder kijken en op zoek gaan naar de opbrengsten van recruitment. Op tijd de allerbeste medewerkers aan boord hebben, levert vaak meer op dan een paar euro’s besparen op recruitment. Laten we recruitment eens vertalen naar financiële resultaten, zodat je een sluitende recruitment business case kunt maken. Je kunt daarmee aantonen dat recruitment meer geld oplevert dan dat het kost. En met die argumenten krijg je budget voor de uitvoering van je recruitmentplan.

recruitment opbrengsten berekenen variant 1:
de opbrengsten van gemiddelde medewerkers

Een vacature betekent een (ontbrekende) medewerker die niet bijdraagt aan het resultaat. De detacheerder loopt detacheringsomzet mis, het productiebedrijf kan niet (alles) produceren en het verkoopteam blijft achter op het budget.

Geschat wordt dat een medewerker gemiddeld 1 tot 3 maal zijn of haar salaris bijdraagt. Bereken de bijdrage van een gemiddelde medewerker bijvoorbeeld met een salaris multiplier (dagsalaris maal 2). Je kunt ook de totale bedrijfsomzet uitsplitsen per medewerker per dag. Een vacature die langer openstaat, kost méér geld dan een vacature die snel ingevuld is.

Ga met je recruitmentstrategie voor een kortere Time To Hire (TTH). Outperformers vullen gemiddeld vacatures 48 dagen sneller in dan underperformers (Recruitmentkengetallen 2019). Beschrijf in je recruitmentplan hoe je vacatures sneller gaat invullen en wat iedere dag in euro’s oplevert.

recruitment opbrengsten berekenen variant 2:
de kosten van ‘bad hires’

Bad hires zijn nieuwe medewerkers die binnen een jaar weer vertrekken. Dit ongewenste verloop wil je te allen tijde voorkomen. Bad hires brengen namelijk extra kosten met zich mee. Naast weggegooide recruitmentkosten krijg je extra kosten voor de nieuwe vacature, het loon dat je moet doorbetalen en de extra managementaandacht.

Tip: breng het aantal Bad Hires en de daarbij horende kosten in beeld en neem een verbeterdoel op in je recruitmentstrategie. Het geld dat je bespaart, investeer je in een betere recruitmentaanpak.

recruitment opbrengsten berekenen variant 3:
de opbrengsten van betere medewerkers

Met je recruitmentplan verbeter je ook de kwaliteit van je selectie. Een nieuwe collega die sneller volledig productief is, verlaagt de gemiddelde inwerkkosten. Maar belangrijker, betere medewerkers leveren een hogere bijdrage. Schmidt en Hunter berekenden dat outperformers 40% – 70% van hun jaarsalaris extra produceren (underperformers 40% – 70% minder). Deze winst of dit verlies pak je ieder jaar dat de medewerker in dienst is.

Tip: beoordeel met een vlootschouw de huidige performance van de medewerkers en ga aan de slag om de Quality of Hire te verbeteren.

recruitment opbrengsten berekenen variant 4:
besparing op te dure wervingskanalen

Werving van nieuwe medewerkers kost geld. De Cost per Hire van jouw nieuwe medewerker hangt af van het wervingskanaal dat je kiest. Een duur recruitmentbureau inschakelen is zonde als er goedkopere manieren zijn om de kandidaat te vinden. Je bespaart zomaar € 10.000,- op je vacature. Bedenk: er zijn tientallen wervingskanalen die je kunt inzetten.

Tip: neem in je recruitmentplan een middelenplan op, waarin je de wervingskanalen naast elkaar zet en bepaalt wanneer je iets inzet. Slim wervingskanalen kiezen kan flink kosten besparen.

recruitment opbrengsten berekenen variant 5:
besparing op inhuur en externe adviseurs

Regelmatig worden freelancers en gedetacheerden ingezet op posities voor vaste medewerkers omdat het niet lukt de juiste mensen te vinden. Deze ingehuurde professionals zijn per jaar tienduizenden euro’s duurder dan medewerkers in vaste dienst. Als recruitment deze oneigenlijke inhuur kan terugdringen, levert dat een fikse besparing op. Dit moet je natuurlijk gedegen uitwerken voor je organisatie, zodat je appels met appels vergelijkt.

Tip: ga op zoek naar de besparingsmogelijkheden op oneigenlijke inhuur en maak een gericht plan om inhuur te vervangen door vast personeel..

de business impact van recruitment

We hebben vijf manieren beschreven om de opbrengst van recruitment te berekenen. Het zijn richtingen waarin je kunt werken om tot een sluitende recruitment business case te komen. Maar een vacature heeft nog allerlei andere effecten die we hier niet uitwerken, omdat ze lastiger in euro’s te berekenen zijn. We mogen echter aannemen dat jouw verbeterde selectie ook zorgt dat nieuwe medewerkers langer in dienst blijven, omdat ze beter matchen met de organisatie (retentie). Denk verder ook aan bijvoorbeeld de werkdruk bij collega’s of de lancering van een nieuw product die uitgesteld moet worden wanneer een vacature te lang openstaat. En de extra (management) aandacht die nodig is om telkens weer een nieuwe collega in te werken. En de schade in klantenbinding en afname van klanttevredenheid door het feit dat telkens weer een nieuwe accountmanager langskomt.

Ga daarom bij het maken van je recruitmentplan op onderzoek uit. Praat met collega’s over de impact van vacatures. Waarschijnlijk heb je straks voldoende argumenten die de investering in jouw recruitmentplan meer dan rechtvaardigen. Met jouw recruitmentstrategie spreek je namelijk snel de beste mensen aan en selecteer je alleen de beste kandidaten voor de organisatie. Jouw recruitment levert dan juist geld op!