In het eerste artikel starten met een recruitmentstrategie hebben we de basis gelegd voor een recruitmentplan. We bespraken welke recruitmentdoelen je wil bereiken, hoe je met een vacature forecast het werk voor de komende periode in beeld brengt en welke recruitment capabilities jouw organisatie nu heeft. In dit artikel gaan we het recruitmentplan verder afmaken. Nu je weet welke doelen je nastreeft, wil je natuurlijk ook monitoren hoe je scoort op deze doelen. In recruitment gebruiken we daarvoor key performance indicators (KPI’s). In dit artikel presenteren we de zes belangrijkste die de hoeksteen van je recruitmentplan vormen.

allereerst: 22 interessante wervingskanalen

Wellicht verwacht je dat we nu al kunnen kijken naar de wervingskanalen die je kan inzetten voor het werven van nieuwe medewerkers. We vinden het logischer eerst in te gaan op de kritische prestatiegebieden die je nastreeft met je recruitmentaanpak. Maar, om je alvast een indruk te geven van het aanbod wervingskanalen, hier een overzicht van 22 veel gebruikte wervingskanalen.

1.    job boards (generiek en niche)	12.      je eigen website
2.    referrals (werven via collega’s)	13.      recruitmentbureaus
3.    detacheringsorganisaties	14.      sourcing dienstverleners
4.    social media (Facebook, Instagram)	15.      LinkedIn sourcen
5.    cv databases	16.      je eigen recruitmentsysteem (ATS)
6.    Google adverteren (SEA)	17.      videocontent op Youtube/Vimeo
7.    niche platforms ( GitHub, StackOverflow)	18.      nieuwsbrieven
8.    open dagen	19.      campus recruitment
9.    carrière beurzen	20.      vakbeurzen
10. stageplekken	21.      alumni activiteiten
11. aggregators zoals Indeed	22.      talent poolen

Je wil niet te veel of de verkeerde wervingskanalen inzetten omdat dit onnodig kosten en tijdverlies met zich meebrengt. Daarom gaan we eerst kijken naar een aantal recruitment KPI’s die je helpen bij het beoordelen van de beste recruitmentaanpak en het selecteren van de juiste wervingskanalen.

op welke key recruitment parameters wil je presteren?

Nu komt ‘the fun part’! Je recruitmentplan bepaal je op basis van je ambitie. Ga je bij alle vacatures voor de allerbeste professionals of doe je dat alleen bij sleutelposities? Kies je voor snelheid en selecteer je uit de kandidaten die zelf solliciteren of ga je zoeken tot je de perfecte kandidaat voor de job vindt?

Nu je ongeveer weet wat je organisatie aankan (recruitment capabilities) en hoe je recruitmentbehoefte eruitziet (forecast), kan je de recruitmentdoelen – waarover je in stap 1 al hebt nagedacht – gaan vastleggen in recruitment KPI’s. Met deze KPI’s houd je de effectiviteit van je recruitmentproces in de gaten. We zetten de zes belangrijkste recruitment KPI’s voor kleinere organisatie op een rijtje.

recruitment KPI 1: effectiviteit van je wervingskanaal

 

Niet alle wervingskanalen werken even goed bij iedere vacature. Sommige leveren heel weinig reacties op en andere juist heel veel maar niet de goede kandidaten. Dat laatste wil je trouwens zeker niet! Je bent niet op zoek naar zoveel mogelijk sollicitanten, want dat betekent: veel kandidaten afwijzen. Dat kost onnodig veel tijd en is slecht voor je candidate experience.

Monitoren welke kanalen voor jouw vacatures en bij jouw organisatie goed werken, geeft je inzicht in de kanalen die niet het gewenste resultaat opleveren, maar wel veel tijd en/of geld kosten.

Je kan de KPI ‘effectiviteit van je wervingskanaal’ tweaken door te kijken naar:

• het aantal sollicitanten dat een kanaal oplevert in vergelijking tot andere kanalen
• het aantal goede sollicitanten van een kanaal vergelijken met andere kanalen (kijk bijvoorbeeld naar het aantal sollicitatiegesprekken per kanaal);
• het aantal nieuwe medewerkers (hires) dat ieder kanaal oplevert
• de kwaliteit van de new hires per kanaal

Als je het eenvoudig wil houden, begin je bij het aantal sollicitanten.

recruitment KPI 2: Quality of Hire (QoH)

De kwaliteit van je nieuwe medewerkers, oftewel de Quality of Hire, is eveneens een belangrijke recruitment KPI. Deze KPI is meestal wat lastiger ‘vast te pakken’, omdat je hier verschillende variabelen kunt onderbrengen, zoals retentie of productiviteit. De meest eenvoudige manier om je QoH te meten, is te kijken naar alle nieuwe medewerkers die na een jaar nog in dienst zijn en een positieve beoordeling krijgen. Dit geeft je een goede indicatie van de overall kwaliteit van je recruitmentproces. Als je een stapje verder wil gaan, kan je deze QoH ook uitwerken per wervingskanaal.

recruitment KPI 3: Cost per Hire (CpH)

We willen natuurlijk allemaal weten waaraan je geld uitgeeft. De beste manier om dat te monitoren, is door te kijken naar de gemiddelde kosten die gemoeid zijn bij het aannemen van één nieuwe medewerker, oftewel Cost per Hire. De gemiddelde CpH in Nederland is ongeveer € 4.500,-.  Goed om te weten, want nu krijg je inzicht in – en dus grip op – wat een nieuwe medewerker mag kosten. Maar let op: voor jouw organisatie kunnen de wervingskosten er totaal anders uitzien, bijvoorbeeld omdat er veel concurrentie is voor jouw schaarse doelgroep of omdat je minder goed betaalt dan je concurrenten. Met CpH krijg je zicht op vacatures die duur zijn om in te vullen en welke wervingskanalen duur of goedkoop zijn. Spoileralert! Een werving- en selectiebureau is meestal het wervingskanaal met de hoogste CpH. Hier valt dus flink te besparen op je recruitmentkosten.

De optelsom van recruitmentkosten bestaat doorgaans uit: personeelskosten (recruiter en HR), plaatsing van advertenties op job boards, bouw of aanpassing van de werken-bij site, kosten van het recruitmentsysteem en natuurlijk de kosten van werving- en selectiebureaus.

recruitment KPI 4: Acceptatieratio (Offer Acceptance Rate)

Bijhouden welk percentage van je aanbiedingen geaccepteerd wordt, is een van de recruitment KPI’s met de meeste impact. Als een significant percentage van de eindkandidaten jouw aanbod niet accepteert, is je recruitmentoperatie niet effectief. Je aanbod past niet goed bij de markt of de ‘closing the deal’ vaardigheden zijn niet goed genoeg. Extra vervelend omdat dit meestal betekent dat je (bijna) helemaal opnieuw kan beginnen. Je acceptatieratio moet 0,75 of hoger zijn.

recruitment KPI 5: Time To Hire (TTH)

Weet jij hoelang een gemiddelde procedure binnen jouw organisatie duurt? Een maand? Waarschijnlijk is je inschatting te positief… De gemiddelde Time to Hire bij een werkgever is ruim 1,5 maand. Terwijl een kort recruitmentproces:

• goed is voor je candidate experience (jouw droom kandidaat hoeft minder lang te wachten);
• ervoor zorgt dat je méér kandidaten aanneemt (met dezelfde recruitmentinspanningen);
• jouw hiring manager sneller zijn of haar team weer op orde heeft.

Goed dus om jouw TTH bij te houden. Zo kun je een manager onderbouwd vertellen hoelang zijn vacature waarschijnlijk openstaat en hoelang de werving- en selectieprocedure gemiddeld duurt. Recruiters gebruiken ook regelmatig Time To Fill (TTF) als recruitment KPI. Dan tel je de opzegperiode van de nieuwe medewerker erbij op. Voor managers eigenlijk nog belangrijker: want het duurt gemiddeld 2,5 maand voordat de positie opnieuw is ingevuld.

recruitment KPI 6: Bad hires

Helaas is niet iedere aanname succesvol. Soms haal je iemand aan boord die binnen een jaar je organisatie weer verlaat, omdat hij niet levert wat er van hem verwacht wordt of zelf ontslag neemt. Je recruitment is dan voor niets geweest en waarschijnlijk moet je weer aan de slag om opnieuw een kandidaat te vinden. Bad hires kunnen veel oorzaken hebben: een giftige bedrijfscultuur, slechte onboarding, verkeerde selectie of een niet-realistische voorstelling van de nieuwe functie. Dat je dit soort ongewenst verloop niet wil staat natuurlijk als een paal boven water. Je hebt wel de kosten voor recruitment en inwerken, maar plukt nauwelijks vruchten van de bijdrage van de nieuwe medewerker.

De eenvoudigste manier om bad hires op het spoor te komen, is te checken hoeveel mensen binnen een jaar weer uit dienst gaan. In Nederland ligt dat percentage ergens rond de 10%. Een wat betere manier om bad hires op te sporen, is kijken naar het verloop binnen een jaar, afgezet tegen het totale verloop. Daarmee sluit je een aantal oorzaken van verloop – die niets met recruitment te maken hebben – uit.

recruitment KPI’s vormen de basis voor je recruitmentplan

Met de voorgaande vragen heb je veel recruitmentonderwerpen in beeld gekregen.

• Je weet welke recruitmentdoelen je nastreeft
• Je bent bekend met de recruitment capabilities van je huidige recruitmentaanpak
• Dankzij de vacatureforecast weet je de workload
• En je weet de recruitment KPI’s waarop je wil presteren

Tijd om zaken samen te brengen in een recruitmentplan. Dit kan je bijvoorbeeld doen met het OGSM model (dit artikel geeft je een goede uitleg). Dit is een handig hulpmiddel om je ambitie (Objective) te vertalen naar concrete doelstellingen (Goals), strategische keuzes (Strategies) en prestatie-indicatoren met acties (Measures).