Professionele recruiters werken vaak aan meerdere vacatures tegelijk. Het aantal vacatures in portefeuille schommelt van een stuk of zes à zeven tot soms wel veertig vacatures. Bij de ene vacature is sourcing net opgestart en bij de andere onderhandelt de recruiter met een kandidaat. Fouten leiden onherroepelijk tot een slechte candidate experience of zelfs tot een kandidaat die uit het sollicitatieproces stapt. Dus goed overzicht bewaken over alle vacatures is belangrijk. Daarom kijken we in dit artikel naar een paar opties die je helpen bij het inrichten van een recruitmentproces.

Vanzelfsprekend bestaat er niet zoiets als een standaard recruitmentproces voor iedere organisatie en voor iedere vacature. Een hoofd administratie werf je anders dan twintig verkopers voor een nieuw verkoopteam. Processen verschillen per organisatie, tussen procedures en soms zelf per kandidatendoelgroep.

wat levert een goed recruitmentproces op?

Een slecht ingericht recruitmentproces voelt als een trein op vierkante wielen en frustreert iedereen. De recruiter moet iedereen achter z’n broek zitten, de hiring manager voelt zich opgejaagd en de sollicitant voelt zich niet serieus genomen. Daarom werk je met een goed doordacht recruitmentproces dat zorgt voor:

• kortere doorlooptijd van de procedure (Time To Hire)

Door stappen goed op elkaar af te stemmen vullen recruitment outperformers vacatures twee keer sneller in dan underperformers (Recruitment Kengetallen 2019).

• lagere recruitmentkosten (Cost per Hire)

Als je het proces goed uitwerkt voegt iedere stap waarde toe en weet iedereen wat zijn of haar rol is. Hierdoor loop je minder kans op fouten en ben je minder uren kwijt aan een vacature.

• meer hires door een betere conversie

Lange procedures met overbodige schakels vergroten de kans op afhakers. Met een goed proces houd je meer kandidaten over. Niet voor niets stelt John Sullivan dat ‘speed of hire’ de ‘magic bullet in recruiting’ is.

Voldoende redenen om stil te staan bij het recruitmentproces dat je bij je vacatures gebruikt. Gelukkig hoef je niet van scratch te beginnen. Je hebt immers al iets van een procedure. Een mooi vertrekpunt. Je huidige proces kan je in kaart brengen met de zeven W’s. Voor de duidelijkheid plaatsen we er meteen een voorbeeld bij.

Deze eenvoudige omschrijving geeft meteen houvast. In deze situatie kozen we ervoor om ieder cv afzonderlijk te beoordelen en door te sturen naar de manager. Maar je kan natuurlijk ook wachten tot je “alle” cv’s binnen hebt en dan alleen de beste vijf doorsturen. Een keuze die van grote invloed is op het verdere verloop van je vacature.

Zodra je de huidige aanpak van je vacature hebt beschreven, kan je nadenken over verbetermogelijkheden. Kan het beter, sneller, goedkoper, eenvoudiger? Is het een fijn proces voor de sollicitant? Past het wel bij de organisatie en de vacatures waaraan je werkt?

Bij de inrichting van je recruitmentproces zijn volop keuzes te maken. We stippen er zes aan.

1. gefaseerd werken bij je vacatures?

Een belangrijke keuze in je recruitmentproces is wel of niet gefaseerd werken aan vacatures. Rond je de wervingsfase helemaal af voordat je cv’s gaat beoordelen? Wacht je met de evaluatiemeeting totdat iedereen geïnterviewd is? Een gefaseerde recruitmentaanpak kan je bij het begin van het proces goed plannen maar is ook wat minder flexibel.

Voorbeeld: iedere sollicitant direct beoordelen en introduceren bij de hiring manager verhoogt de schakelsnelheid. Het is logisch dat het sollicitatiegesprek dan ook snel volgt. Dit vraagt om flexibiliteit van alle betrokkenen. En je moet een kandidaat los willen beoordelen op zijn of haar merites (je kunt ze niet onderling vergelijken). Wellicht een slimme aanpak bij werving van softwareontwikkelaars maar niet bij een vacature waarop veel mensen solliciteren.

2. wie betrek je hoe bij het recruitmentproces?

Er zijn veel collega’s betrokken bij een vacature: de recruiter, HR-manager, hiring manager, collega’s die interviewen, directie, HR admin. Hierdoor doorloopt een sollicitant soms wel vijf rondes waar hij of zij spreekt met wel tien mensen. Misschien nodig voor een zeer cruciale vacature maar ook kostbaar. Door te veel te nemen hoepels kan een kandidaat zich terugtrekken. Je wil de juiste balans tussen (1) een efficiënt proces, (2) een goede selectiekwaliteit en (3) draagvlak voor de selectiebeslissing. Uitgangspunt is dat iedereen in het proces iets toevoegt voor de organisatie én de sollicitant.

Voorbeeld: vaak spreken toekomstige collega’s ook met de sollicitant. Zonder goede regie op het proces voert een sollicitant voor de tweede of derde keer hetzelfde gesprek. Stem dus goed af wie welke selectie-onderwerpen oppakt.

3. wanneer gebruik je welke selectie-instrumenten?

In selectie gebruiken we bijna altijd een cv-screening, sollicitatiegesprek en arbeidsvoorwaardengesprek. Maar er zijn meer manieren om sollicitanten te selecteren, denk aan een (online) assessment, technisch interview, videosollicitatie, assessmentdag, referentiecheck, VOG-screening, presentatie of praktijkproef. Er zijn dus meer selectie-instrumenten dan je vaak denkt. Belangrijke vraag is: welke instrumenten zet je wanneer in?

Voorbeeld: op de technische eisen selecteer je vroeg in de sollicitatieprocedure. Het is namelijk niet handig om verder te gaan met een kandidaat die technisch ongeschikt is voor de job. Hetzelfde geldt voor kandidaten die veel meer salaris vragen dan je wil betalen. Selecteer dus vooraan in het selectieproces op harde knock-out criteria.

4. stel je de sollicitant of de vacature centraal in je recruitmentproces?

Veel recruitmentprocedures zijn inflexibel en vooral gericht op het snel en efficiënt invullen van de vacature. De sollicitant is ondergeschikt aan het proces. Dus eerst een gesprek met de recruiter en dan pas met de hiring manager of collega. Maar wat als een kandidaat eerst de sfeer wil proeven?

Voorbeeld: sommige vacatures zijn zo lastig in te vullen dat je de kandidaat veel ruimte wil geven om te solliciteren. Dus plaats een telefoonnummer bij de vacature en zorg dat de manager beschikbaar is om extra informatie te geven.

5. trek je direct alle registers open of niet?

Voor het invullen van een vacature zijn verschillende wervingskanalen mogelijk, denk aan een recruitmentbureau, eigen sourcing (of sourcing-as-a-service), een (referral) campagne of een vacaturepublicatie. Omwille van de kosten en omdat ze anders werken, denk je goed na over wat je wanneer inzet. Direct een recruitmentbureau inschakelen doe je alleen als je de vacature koste wat kost zo snel mogelijk moet invullen.

Voorbeeld: in je recruitmentjaarplan breng je onderscheid aan in urgentie, belang en wervingscomplexiteit tussen vacatures. Alleen bij vacatures met een hoge urgentiecategorie en wervingscomplexiteit trek je alle registers open. Bij andere vacatures gebruik je de twee- of drietrapsaanpak, zodat je kosten bespaart.

6. automatiseren of niet?

In recruitment zijn veel stappen te automatiseren, in vakjargon Recruitment Process Automation (RPA) genoemd. Denk hierbij aan geautomatiseerde knock-out vragen voor sollicitanten die niet voldoen aan de harde eisen, geautomatiseerde ontvangstbevestiging, software waarmee kandidaten zelf interviews plannen of de koppeling tussen het recruitmentsysteem en het HR-systeem. Met RPA werk je naar een meer efficiëntie, unbiased selectie, een betere candidate experience of kortere Time to Hire.

Voorbeeld: met software als Appointlet of Calendly (los aan te schaffen en eenvoudig te integreren op je site) kan de sollicitant zelf het interview plannen op het tijdstip dat hem of haar uitkomt. Een boost voor je candidate experience.

tot slot dit over het beschrijven van een recruitmentproces

Lang geleden, tijdens mijn eerste interim opdracht bij een Nederlandse grootbank, werd ik gevraagd “het” recruitmentproces te beschrijven. Ik kocht een softwareprogramma waarmee je een proces kon beschrijven en ging aan de slag. Het resultaat? Een indrukwekkend A3-sheet met veel stappen, kleurtjes en blokjes. Het zag er fantastisch uit, maar was volstrekt onbruikbaar en belandde ongebruikt in een bureaula.

Conclusie: maak het nadenken over het ideale recruitmentproces niet te moeilijk. Ga niet voor te gedetailleerd of theoretisch perfect, maar ga voor bruikbaar en regelmatig verbeteren. Als het goed is gaat je procesverbetering vooral plezier opleveren en dat is veel waardevoller dan een theoretisch stuk papier dat in de la belandt.