Voor een buitenstaander ziet recruitment er misschien uit als een ongeorganiseerd, simpel proces. Je bedenkt wie je zoekt, plaatst een advertentie, spreekt wat sollicitanten en selecteert de beste kandidaat. De werkelijkheid is veel complexer. Het recruitmentproces begint met een scan van de arbeidsmarkt (doelgroeponderzoek) en je werft meestal via verschillende wervingskanalen. Daarbij zijn meerdere mensen betrokken. Een recruiter is al snel in de weer met tientallen sollicitanten, voordat de ideale nieuwe collega gevonden is. En dat voor meerdere posities tegelijk, want 30 vacatures per recruiter is op dit moment geen uitzondering.

Als je recruitment vanaf een afstand bekijkt, zie je dat het recruitmentproces verschillende stadia doorloopt en de vorm heeft van een trechter. We noemen dat de recruitmentfunnel. In zo’n recruitmentfunnel begin je in de upper funnel met veel sollicitanten. Vervolgens vallen er bij iedere stap sollicitanten af tot je uiteindelijk aan het eind van je proces een nieuwe medewerker overhoudt. Maar hoe moet zo’n recruitmentfunnel er eigenlijk uitzien en waarom is het belangrijk om te weten hoe de recruitmentfunnel voor jouw (groep) vacatures werkt? In dit artikel leggen we uit wat een goede recruitmentfunnel betekent voor je recruitmentinzet.

waarom is je recruitmentfunnel belangrijk?

We herkennen allemaal de situatie waarbij de hiring manager klaagt over het aantal goede sollicitanten. En dus start je maar een extra campagne. Maar waar zit het echte probleem? De recruitmentfunnel helpt je het proces van begin tot eind te begrijpen en geeft aan hoe het proces normaal verloopt. Zo zie je waar het knelt. Als je de standaard funnel kent weet je bijvoorbeeld hoeveel sollicitaties je nodig hebt voor 5 goede interviews (normaal gesproken voldoende voor 1 aanname). Als je opeens veel meer kandidaten afwijst dan normaal, spreekt je advertentie misschien de verkeerde doelgroep aan en houd je daarom weinig kandidaten over voor een sollicitatiegesprek.

hoe ziet een recruitmentfunnel eruit?

Een standaard recruitmentfunnel omvat tenminste 5 fasen en dat zijn in ieder geval:

1. clicks: hoeveel mensen lezen je vacature
2. applicants: het aantal kandidaten dat daadwerkelijk een sollicitatie indient
3. screenings: de sollicitanten die je in selectieproces opneemt (meestal na cv screening)
4. joboffers: het aantal sollicitanten dat een aanbod krijgt
5. hires: de sollicitanten die de joboffer accepteren

Je kunt nog veel meer stadia toevoegen aan je funnel of deze specifiek maken voor je wervingsinstrument. Als je een vacature publiceert op je site kijk je naar het aantal views en het aantal mensen dat het sollicitatieproces begint. Als je ervoor kiest om kandidaten actief te benaderen (sourcing) kijk je bijvoorbeeld ook naar de omvang van de doelgroep en het aantal kandidaten dat je benaderd hebt en ziet je recruitment funnel er wellicht zo uit:

wat vertelt je funnel?

Naast dat de recruitmentfunnel je het recruitmentproces van begint tot eind laat zien, vertelt het je ook iets over de kwaliteit van je aanpak. Hier kom je op de vraag uit of een brede recruitmentfunnel met veel sollicitanten niet veel beter is dan een smalle funnel met maar weinig sollicitanten. Onnodig veel sollicitanten in je funnel krijgen is niet de juiste aanpak. Dat geeft namelijk een paar uitdagingen:

1. uit 100 sollicitanten precies die ene perfecte kandidaat selecteren is uitdagend
2. veel mensen afwijzen is slecht voor je werkgeversimago
3. 100 kandidaten selecteren en informeren is onnodig veel werk

Als jouw standaard recruitmentfunnel 38 sollicitaties vraagt voor een hire kan je stoppen met werven bij 40 sollicitanten. Sterker nog: als je de kwaliteit van de bovenkant van je funnel gaat verbeteren kan je waarschijnlijk ook met 20 sollicitanten de vacature invullen. Hoe? Door heel goed en precies na te denken over hoe je ideale kandidaat eruit ziet en ervoor te zorgen dat juist die mensen aangesproken worden en solliciteren.

een praktische toepassing van de recruitmentfunnel

Vaak worden alle sollicitanten en alle procedures op een hoop geveegd, terwijl het natuurlijk beter is om iets preciezer te kijken, bijvoorbeeld naar de getallen die de verschillende wervingskanalen laten zien. Laten we eens kijken naar dit (fictieve) voorbeeld van 4 wervingskanalen.

Wat je meteen ziet is dat de funnel sterk varieert per wervingskanalen. Van 150 sollicitaties op je vacature wijs je de helft af, terwijl bijna iedere benaderde kandidaat met interesse zich kwalificeert voor een gesprek. Op zich logisch: een advertentie op een vacaturesite levert ongefilterde sollicitaties op, terwijl de sourcer heel gericht alleen die kandidaten benadert die op de vacatures passen.

Er zijn nog veel meer manieren waarop de recruitmentfunnel je kan helpen. De recruitmentfunnel kan je helpen bij het gesprek met de afdeling of hiring manager die veel kandidaten nodig heeft om een nieuwe medewerker aannemen. Of je kunt verschillen tussen recruiters of groepen functies onderzoeken.

je recruitmentfunnel optimaliseren

Als je de funnel in beeld brengt kan je kijken hoe je kan verbeteren voor de volgende vacature. Laten we bijvoorbeeld e

ens kijken naar de werving via de vacaturesite. Wat gebeurt er als we de bovenkant van de recruitmentfunnel gaan verbeteren? In de tabel hierboven hadden we 150 sollicitanten nodig om 4 nieuwe medewerkers aan te nemen. Dit betekent 146 teleurgestelde mensen die de baan niet kregen. Kunnen we met de advertentie de doelgroep beter aanspreken en een aantal nieuwe selectiecriteria toevoegen? Als we extra criteria toevoegen krijgen we minder sollicitanten die beter aansluiten en kunnen we relatief meer mensen uitnodigen.

 Deze relatief eenvoudig verbetering levert ons drie grote voordelen op:

1. omdat we 100 mensen minder afwijzen loopt ons werkgeversimago minder schade op
2. ruim 100 cv’s minder screenen en 40 sollicitanten minder interviewen bespaart meer dan 100 uur werk
3. om 50 sollicitanten te werven kost ons (waarschijnlijk) minder mediabudget

De tijd die we steken in een betere advertentie(campagne) en de kosten van een copywriter betalen zich hier ruimschoots terug.

enkele beginvragen om te optimaliseren

Meestal kan je alle fasen van je recruitmentproces wel iets in je funnel optimaliseren. Je kan andere wervingskanalen kiezen, de vacaturetekst herschrijven, een selectiestap toevoegen (of juist weglaten!), het selectieprofiel aanscherpen (of juist versoepelen), de gespreks- en selectievaardigheden trainen of bijvoorbeeld de arbeidsvoorwaarden aanpassen. Zomaar een paar vragen die je kunt stellen om te verbeteren:

• hoeveel sollicitanten lezen wel je vacature maar sturen geen sollicitatie in?
• hoeveel cv’s voldoen niet aan de harde eisen van je vacature?
• welke wervingskanalen leveren geen (of weinig) nieuwe medewerkers op?
• zijn er verschillen in de funnel tussen managers of afdelingen onderling?
• in welke fase van het proces verlies je de meeste kandidaten?
• hoe vaak weigert een kandidaat het aanbod?

Je ziet: het beantwoorden van deze vragen begint bij registreren van je gegevens zodat je kunt gaan analyseren. De recruitmentfunnel geeft je een structuur om inzicht te krijgen in je recruitmentproces en helpt je bij het bespreken van de knelpunten en het nemen van actie. Het is maakt de verschillende fasen van je recruitmentproces inzichtelijk en daarmee de kapstok voor een gesprek over verbetering. Hoe sterk klinkt het als je kunt zeggen: “laten we kijken waar we de recruitmentfunnel kunnen verbeteren zodat we 10% meer hires uit dezelfde hoeveelheid sollicitaties halen!”