talentpool: essentieel bij moeilijk in te vullen vacatures

Iedere recruiter droomt ervan: een hotlist van kandidaten voor een nieuwe vacature. Een lijstje met kandidaten die passen bij je vacature en bij jouw organisatie en die je maar hoeft te bellen. Eigenlijk heb je hier al de kern van wat een talentpool is te pakken: het is jouw unieke bestand met potentiële kandidaten voor jouw toekomstige vacatures.

Vooral recruitmentbureaus werken via deze methode. Zij zorgen ervoor dat ze een talentpool hebben met bijvoorbeeld schaarse software engineers. Wanneer zo iemand aangeeft dat hij of zij binnenkort op zoek gaat naar een nieuwe baan, weten deze werving en selectiebureaus precies bij welke werkgevers ze deze gewilde software engineer proactief kunnen aanbieden. Slim!

Werkgevers snappen dit principe ook steeds beter en gaan zelf op zoek naar methoden om een bestand op te bouwen. Eigenlijk is een talentpool een must voor iedere werkgever die regelmatig op zoek is naar schaarse kandidaten, zoals ICT-ers of technici. Een talentpool is altijd interessant als je te maken hebt met een doelgroep waar relatief weinig actieve baanzoekers in zitten.

meer kans op succes met kandidaten in een talentpool

In een talentpool zitten mensen die interesse hebben in jouw vacatures en jouw organisatie, bij je passen maar nu niet op zoek naar een nieuwe baan. Door niet alleen te kijken naar de vacatures die je nu hebt, haal als het ware het toeval en stress uit de arbeidsmarkt. Je neemt tijd om elkaar voorzichtig al een beetje te leren kennen. Zodat je – zodra die ene mooie vacature zich voordoet – kun je snel met elkaar schakelen. Dat is gelijk ook het tweede grote voordeel. Omdat kandidaten vaak langer in je talentpool zitten heb jij als werkgever veel meer kans om te laten zien wat je in huis hebt. Je kansen op succes nemen dus flink toe.

En toch zie je veel werkgevers worstelen met het opbouwen en onderhouden van zo’n talentpool. Dat snappen wij wel, je moet er eigenlijk iedere week een beetje tijd en energie in steken. Dat kan in drukke agenda’s wel eens lastig zijn, zeker als recruitment niet jouw hoofdtaak is.

hoe bouw je een goede talentpool op?

Een kwalitatief goede talentpool opbouwen kost dus tijd en geld. Daarom denk je goed na voor welke vacatures je dit wel en juist niet gaat doen. Zomaar een lijstje met potentiële kandidaten aanleggen is namelijk niet hetzelfde als een een actieve en werkende talentpool opbouwen. Deze vijf stappen helpen je op weg bij het opbouwen van een goede talentpool:

Stap 1 werk een strategie uit

Je verwerkt persoonsgegevens, denk daarom aan de bewaartermijn van gegevens (AVG!). Zorg dat de strategie duidelijk en begrijpelijk is voor iedereen. Waarschijnlijk gaan collega’s meehelpen met het opbouwen van de talentpool; leg dus vast via welke kanalen mensen benaderd mogen worden, hoe je om gaat met gegevens en wanneer je gegevens bewaart of verwijdert.

Stap 2 definieer de behoefte

Breng goed in kaart welke type vacatures regelmatig aan bod komen en welke lastig zijn om direct in te vullen. Voor incidentele vacatures of posities, waarvoor voldoende kandidaten zijn, kun je beter een andere wervingsaanpak gebruiken. Een talentpool levert het meest op als je regelmatig vacatures hebt die je moeilijk kunt invullen. Kies één of twee rollen die echt belangrijk zijn voor je organisatie.

Stap 3 bepaal je doelgroep en scope je talentpool

breng helder in beeld wat voor soort kandidaat thuishoort in jouw talentpool. Je wilt alleen kandidaten die zowel goed bij jouw vacature als organisatie passen. Meestal gaat het hier om zaken als ervaringsniveau, reisafstand, type rol die ze nu invullen en eventueel organisaties waar ze nu werken. Maak de talentpool niet te groot. Als je op jaarbasis drie mensen zoekt, hoef je geen vijfduizend mensen in je talentpool op te nemen.

Stap 4 bepaal de toegevoegde waarde voor de kandidaat

Het is voor een organisatie fijn om een pool te hebben, maar als het belang voor de potentiële kandidaat niet duidelijk is, zal hij/zij daar niet aan willen meewerken. Denk dus goed na over de toegevoegde waarde voor kandidaten en communiceer wat voor hen het lonkend perspectief van de talentpool is. Je kan bijvoorbeeld afspreken dat ze als eerste benaderd worden bij het ontstaan van een vacature, automatisch updates krijgen van ontwikkelingen binnen het bedrijf of eens per jaar uitgenodigd worden voor een open dag of workshop.

Stap 5 communiceer regelmatig met je talentpool

Een talentpool moet je goed bijhouden, anders ontstaat er geen relatie met kandidaten en vallen resultaten tegen. Stuur daarom regelmatig updates en benader kandidaten persoonlijk bij nieuwe vacatures. Denk ook goed na over het automatiseren van je communicatie zoals een automatisch bericht bij een nieuwe vacature of verjaardagsbericht? Alleen door regelmatige te communiceren (minimaal een paar keer per jaar) blijf je in contact en bouw je een (vertrouwens)relatie op.

belangrijke voordelen van een talentpool:

• Een goede talentpool is een levende database met kandidaten die je direct kan benaderen bij een nieuwe vacature. Dit levert veel tijdswinst op als je snel een lastige vacature moet invullen.
• In sommige procedures heb je meerdere goede kandidaten maar kan je maar één persoon de baan aanbieden. Deze kandidaten, die je al helemaal gescreend en geschikt bevonden hebt, passen uitstekend in jouw unieke talentpool.
• Als het goed is heb de personen in de talentpool al een beetje leren kennen (en zij jouw organisatie). Hiermee versterk je de werkgeversvoorkeur en kun je de kwaliteit van je selectie verhogen.