In dit artikel verklappen we de tien belangrijkste vragen van de vacature intake. Want, een nieuwe vacature begin je natuurlijk met een zeer uitgebreide analyse van je behoeften. Als HR-professional of ondernemer kan je beginnen met een profiel dat je nog in de kast hebt liggen, maar het is zonde als je de vacature intake overslaat. Iedere vacature is namelijk een kans op verbetering van je organisatie. En als je de vacature intake niet goed doet wordt het lastig om:

• precies de juiste kandidaten aan te spreken met je advertentie
• het gesprek aan te gaan met sollicitanten die goed passen
• de juiste vragen te stellen

Weinig kans dat je op deze manier de beste nieuwe medewerker aanneemt voor je organisatie. Bovendien scoor je bijna zeker een lage Quality of Hire. Zonder vacature intake is het risico levensgroot dat je over een jaar toch niet helemaal tevreden bent over je nieuwe collega en hij of zij opeens een Bad Hire blijkt te zijn.

Bij een professionele aanpak van recruitment begin je iedere vacature daarom met het exact weten wat je zoekt. Deze tien vragen van de vacature intake helpen je bij het opstellen van een goed selectieprofiel.

1. hoe is de vacature ontstaan?

Waarom ontstaat deze vacature? Gaat een medewerker weg, heb je meer mensen nodig die hetzelfde kunnen doen of heb je nieuwe kwaliteiten in je organisatie nodig? Belangrijke vragen voor jou en voor de kandidaat. Een volledig nieuwe rol vraagt namelijk om iemand anders dan een functie waarvoor je al vijftig mensen in dienst hebt.

2. wat is het belangrijkste doel van de vacature?

Vooropgesteld: je stelt niet zomaar een vacature open, je wil iets bereiken. Deze vraag hangt natuurlijk sterk samen met de ontstaansreden van de vacature. Stel jezelf bijvoorbeeld de vraag wat de belangrijkste resultaten zijn die de nieuwe medewerker in de eerste honderd dagen moet neerzetten. Vooral bij een nieuwe functie of een organisatie in ontwikkeling is het belangrijk om dit helder te omschrijven. Dit zijn de key performance objectives die bij de rol horen.

3. wat maakt deze vacature anders dan onze andere vacatures?

Iedere functie(groep) heeft iets bijzonders. Het klinkt misschien als gesneden koek, maar het geeft veel inzicht als je hierover even goed nadenkt. Is de receptionist een beveiliger die de bezoekers aanmeldt of gasten ontvangt?

4. hoe zou je de vacature beschrijven aan een buitenstaander?

Zeker bij vacatures in techniek of IT staan functieprofielen vol van jargon en moeilijke termen die soms bij een functie of organisatie horen. Als je er bij de vacature intake in slaagt een complexe rol eenvoudig te beschrijven, gaat iedereen jouw vacaturetekst begrijpen. Eenvoudig, algemeen taalgebruik dwingt je om met wat meer afstand naar de vacature te kijken.

5. hoe wil je de vacature het liefst invullen?

De standaardreflex van een vacaturehouder is naar de bekende weg grijpen. De manager die een medewerker ziet vertrekken uit zijn team, zoekt als eerste een copy-paste profiel. Maar soms vragen toekomstplannen om een iets andere invulling. Misschien kan een junior de rol ook goed uitvoeren of kunnen de taken in minder tijd gedaan worden. Of misschien is het helemaal geen vacature maar een tijdelijk project waarvoor je liever iemand inhuurt. Bespreek bij de intake van de vacature de rol zoals die nu is én de behoeften aan human capital in de toekomst.

6. waarom kiest iemand voor deze vacature bij ons?

Iemand die zoekt naar een nieuwe baan begint meestal met het zoeken naar specifieke taken. Het werk dat dagelijks gedaan moet worden. Dus begin met een goede omschrijving van drie tot vijf belangrijke werkzaamheden en zeg waarom deze zo leuk zijn. Een opsomming van tien of meer taken maakt het vaak niet overzichtelijker. De gemiddelde sollicitant begrijpt heus wel dat daar nog andere zaken bijkomen.

7. waarom kiest iemand juist voor ons?

Iedere organisatie, hoe groot of klein ook, heeft iets bijzonders. Dat kan zitten in een bijzonder product, een speciale bedrijfscultuur, een uniek dienstverleningsmodel of de directe collega’s. Vergeet bij de vacature intake niet om stil te staan bij de “kleine dingen”, zoals een eigen parkeerplaats, bereikbaarheid met openbaar vervoer, omvang van de organisatie, het leuke koffietentje om de hoek, enzovoort. In de zoektocht naar een nieuwe loopbaan kiest iemand voor een rol én voor de organisatie.

8. wat mag de ideale kandidaat echt niet meebrengen?

Er zijn ook thema’s die je zeker niet wil terugzien in de nieuwe collega. Meestal is dat gebaseerd op eerdere ervaringen met (ex)collega’s. Benoem ze en bekijk of ze relevant zijn voor de nieuwe medewerker. Dit kan gaan over gedrag, sociale omgang, interesses et cetera. Het ene team waardeert een persoon met een sterke eigen mening als standvastig en betrouwbaar, terwijl een ander team dit ervaart als een blok aan het been.

9. wat vindt een collega die nu de rol heeft van deze vacature?

Wil je weten hoe het er echt aan toe gaat? Ga dan in gesprek met een collega die de rol nu al uitoefent (of er veel mee te maken heeft). Als manager, directeur of HR-adviseur sta je namelijk vaak verder van de dagelijkse praktijk dan je zelf denkt. Vraag een collega de sfeer te beschrijven; wat maakt het werk leuk, welke uitdagingen zijn er en hoe is de teamspirit?

10. wat maakt het werk minder leuk? En hoe ga je er mee om?

Geen enkele functie heeft alleen leuke elementen. Dit varieert van kleine ongemakken tot grote hindernissen. Denk bijvoorbeeld aan een minder prettige werksfeer op de afdeling, onredelijke klanten, onregelmatige werktijden of hoge werkdruk. Zorg voor een compleet overzicht van de minder leuke kanten van de vacature en beoordeel later of je ze wellicht in de advertentie wil benoemen of er tijdens de selectie rekening mee wil houden.

Met deze tien belangrijke vragen van de vacature intake krijg je scherp(er) in beeld wat je zoekt en wat de vacature aantrekkelijk maakt. Een goede vacature intake is het vertrekpunt voor iedere succesvolle wervingsprocedure. En als bonus: download je hier gratis het Vacature Intake Formulier dat wij bij HetRecruitingKantoor gebruiken.