Iedereen kent wel zo’n verhaal over een afdeling waar (bijna) iedere vacature moeilijk in te vullen is. Het profiel wijzigt er regelmatig en je kunt weer helemaal opnieuw beginnen; niemand die je voorstelt voldoet aan de lange lijst met eisen die ze stellen en tot overmaat van ramp trekt ook je eindkandidaat zich terug omdat de candidate experience ondermaats was. Vaak hebben die procedures één gemene deler: de samenwerking met de vacaturehouder loopt niet soepel. In de regel omdat de recruiter zijn/haar rol maar matigjes pakt of kan pakken. Té lastige hiring managers – let op het woordje té – vormen een probleem voor recruitmentteams. Ze zijn slecht voor je reputatie als werkgever, vragen te veel recruitmenttijd en -middelen. De situatie escaleren werkt vaak averechts en leidt tot een gespannen samenwerking. Maar hoe dan wel? In dit artikel bespreken we een aantal veel voorkomende uitdagingen en een aantal manieren hoe je effectief en prettig samenwerkt met (lastige) hiring managers.

waarom goed samenwerken met je hiring manager belangrijk is

Hiring managers zijn beslissers en eindverantwoordelijk voor het aannemen en onboarden van nieuwe collega’s. Een goede samenwerking met je hiring manager is de bepalende factor voor effectiviteit van recruitment. Bersin stelt dan ook dat goed samenwerken twee keer resultaat oplevert: (1) je krijgt betere aannamebeslissingen en (2) je verhoogt jouw output. Ik zou daar nog een derde reden aan willen toevoegen: (3) goed samenwerken maakt je werkdag veel prettiger!

uitdagingen die recruiters tegenkomen

In de samenwerking met hiring managers kunnen recruiters verschillende uitdagingen tegenkomen:

• de manager heeft het te druk voor of hecht geen belang aan een vacature intake
• de manager wil alle uitdagingen van het team met één nieuwe medewerker oplossen
• de manager laat je alle cv’s doorsturen en wil deze ook zelf screenen
• de manager heeft zo zijn eigen kanalen en bureaus waarmee hij graag werkt
• je krijgt eisen waaraan niemand kan voldoen (het schaap met de vijf poten)
• het profiel wijzigt tussentijds of de vacature vervalt helemaal
• na het bespreken van goede kandidaten moet je op zoek naar nieuwe kandidaten
• de agenda van de manager zit zo vol dat interviews te laat plaatsvinden
• je kandidaat wordt (nog) niet aangenomen omdat er misschien een betere kandidaat is
• de hiring manager blijft – ondanks alle overtuigende bewijzen – aarzelen om de knoop door te hakken

Trust me: in meer dan twintig jaar werken als recruiter heb ik deze situaties allemaal meegemaakt. Op verschillende manieren probeerde ik hiermee om te gaan. Vaak pakte dat goed uit en regelmatig ook niet. In recruitment zijn zaken vaak niet zo zwart-wit. Je kunt als recruiter ook moeilijk op je strepen gaan staan en eisen dat jouw goede kandidaat aangenomen wordt. Maar hoe zorg je dan wel dat jouw interne of externe klant met je meebeweegt en jouw advies overneemt?

een hiring manager mag veeleisend zijn

Maar ik vind nog steeds: een hiring manager mag veeleisend zijn. Een goed team (met deskundige en fijne collega’s) is cruciaal voor managers. De juiste mensen op de juiste plek maakt echt een verschil. Daarom zie je in veel beroepenvelden, zeker in IT en techniek, dat managers hoge eisen stellen aan een nieuwe collega. Sommige recruiters willen deze eisen downplayen. Mag een lagere opleiding? Is minder ervaring ook haalbaar? Is die kennis echt nodig? Neem maar genoegen met een zesje. Hiermee gaan ze op de stoel van de manager zitten.

Beter is het om samen de irrelevante of minder belangrijke eisen op te sporen, aannames te challengen en op zoek te gaan naar gebieden die te ontwikkelen zijn. Recruiters moeten hun kennis en logica gebruiken en alternatieven voor te stellen, niet om managers van het ideale profiel af te praten. Het resultaat moet een profielschets zijn waar je allebei voor de volle 100% achter kunt staan. De manager moet gaan voor de beste invulling van de vacature. De recruiter moet gaan voor een haalbare wervingsopdracht. Dat laatste is uiteindelijk ook in het belang van de hiring manager. Want die is er ook niet mee geholpen als de vacature niet in te vullen is.

Nu de goede uitgangspositie is gekozen, heb ik nog acht tips waarmee je effectief en prettig kunt samenwerken met hiring managers.

1. blijf consistent communiceren

Als je recruitment uitvoert als een black box waarbij je niet helder en regelmatig communiceert, geef je managers een vrijbrief om “het recruitmentprobleem” over de schutting te werpen. Ze hoeven hun rol niet te pakken, raken niet betrokken en worden opeens verrast. Wekelijks contact over de voortgang is wel zo’n beetje het minimum.

2. spreek uit wie waarvoor verantwoordelijk is

Soms moet je vacatures oppakken voor een afdeling die net een duiventil is. Deze vervangingsvacatures vormen een groot probleem binnen recruitment: in plaats van een bijdrage te leveren aan groei en organisatieontwikkeling, zijn recruiters bezig met het op niveau houden van het team. Bespreek bij een hoog verloop dus niet alleen de oplossing (snel op zoek naar een nieuwe collega), maar ook de oorzaak van het probleem en stem af wie waar wat aanpakt. Als recruitment goede kandidaten levert, moeten het management en HR-team werken aan het behoud van collega’s en de oorzaken van hoge uitstroom aanpakken.

3. zorg voor een realistisch verwachtingspatroon

Sommige managers willen alleen kandidaten die 100% aan het ideaalplaatje voldoen. Zelden is dit haalbaar. Net zoals er een Realistic Job Preview bestaat, is er ook zoiets als een Realistic Recruitment Preview. De arbeidsmarkt is geen markt van onbegrensde mogelijkheden. Goed talent is schaars, de omvang van de doelgroep beperkt en er zijn veel kapers op de kust. Maak je hiring manager hiervan bewust (met data) en zorg dat je het eens wordt over realistische eisen.

4. bereid je goed voor

Al voor je eerste gesprek met de manager kan je veel informatie verzamelen over de rol en de beste recruitmentaanpak voor deze vacature. Denk hierbij aan interne recruitmentcijfers, inzichten van collega’s, je eigen inzichten, arbeidsmarktinformatie en -data. Een goede voorbereiding laat zien dat je een volwaardig recruitment business partner bent.

5. stem verwachtingen af

Iedereen heeft een mening over hoe recruitment gedaan moet worden. Zeker de eerste keer dat je samenwerkt, is het goed om verwachtingen over en weer te bespreken. Jouw hiring manager heeft wellicht een andere kijk op of ervaring met recruitment. Vooral wanneer je eerder als bureaurecruiter gewerkt hebt, verschilt jouw aanpak waarschijnlijk van die van je voorgangers. Maak bijvoorbeeld een planning en spreek reactietijden af met de hiring manager.

6. bespreek het proces en de shortcuts die je (niet) kunt nemen

Hiring managers willen graag gisteren de nieuwe medewerker aannemen terwijl een goede uitkomst van je recruitmentproces vraagt om een gedegen aanpak. Omdat de meeste managers niet zo ervaren zijn in recruitment, ligt er een rol voor de recruiter om het proces duidelijk te maken en te regisseren.

7. ga het moeilijke gesprek niet uit de weg en durf te escaleren

Ook als je goed werk levert, krijg je soms te maken met hiring managers die klagen: het duurt te lang of ze krijgen te weinig geschikte kandidaten. Benadruk dat je samen aan hetzelfde doel werkt, namelijk het vinden van de juiste kandidaat! Bespreek en manage de verwachtingen. Ontstaat dan alsnog een conflict, durf dan te escaleren naar een senior manager.

8. investeer in de relatie

Tussen recruiter en hiring manager is vertrouwen belangrijk: samen besluit je of je een nieuwe medewerker aanneemt. Investeer daarom – ondanks volle agenda’s – in een goede relatie en ga een keer samen lunchen. Pas als er vertrouwen is, kan je als recruiter vrijuit je mening geven.

Als je als recruiter je hiring manager op deze manier benadert, bouw je aan een sterke samenwerking die gericht is op samen het beste talent uit de markt halen. En ja, duidelijk en eerlijk communiceren en af en toe een kop koffie zijn daarbij misschien wel het allerbelangrijkst.