De wereld van recruitment kent volop uitdagingen. Het lukt niet goed alle vacatures in te vullen, je mist een bepaalde expertise of je beste recruiter gaat binnenkort met zwangerschapsverlof. De oplossing? We trekken een interimmer aan die het probleem komt oplossen. Gelukkig zijn er volop interimmers die als bezige bijtjes graag druk zijn om het probleem van opdrachtgevers weg te poetsen.

Dus je gaat zelf op zoek naar een interimmer – als je slim bent schakel je natuurlijk Vanessa van HetRecruitingKantoor in, dat scheelt je een hoop tijd en ergernis – en de gevonden interimmer gaat bij je aan de slag. Maar verdwijnen met de komst van deze interimmer alle uitdagingen als sneeuw voor de zon? Nee, natuurlijk niet. Sommige recruitmentproblemen zijn taaier, structureler of minder beïnvloedbaar dan je denkt of hoopt. Je betaalt minder dan je concurrent, die ene doelgroep is nauwelijks in beweging te krijgen of je werkgeversmerk rammelt. De komst van een interim recruiter is geen toverdrankje voor al je problemen. Toch heb je hoge verwachtingen van de interimmer die je inzet op jouw recruitmentuitdaging. En terecht, hij/zij krijgt een goed uurtarief en moet, dat vind ik althans, ieder uur dat hij/zij declareert kunnen verantwoorden.

voorkomen is beter dan genezen

Maar hoe voorkom je dan dat jouw inzet van de interim recruiter uitdraait op een teleurstelling? In dit artikel geef ik acht tips om je interimmer te beoordelen. Het goed beoordelen van een ingehuurde tijdelijke recruiter vraagt om een gestructureerde aanpak, gericht op zowel kwalitatieve als kwantitatieve aspecten van het recruitmentwerk. Je kunt hier beter over nadenken vóórdat je een interimmer inhuurt, maar als dat niet gebeurt is, adviseer ik je om in de eerste week met je tijdelijke professional aan tafel te gaan en duidelijke afspraken te maken. Goede afspraken vooraf voorkomen teleurstellingen achteraf (#tegeltjeswijsheid).

Acht sleutelaspecten die je in gedachten kunt houden bij het monitoren en evalueren van prestaties van een interim recruiter:

1. doelstellingen en resultaten
Begin je samenwerking met het duidelijk definiëren van de doelstellingen die de interim recruiter moet bereiken. Als je bijvoorbeeld te veel openstaande vacatures hebt, kan je specifieke afspraken maken over het aantal goede kandidaten dat op gesprek komt of het aantal vacatures dat binnen een periode ingevuld moet worden. Als je worstelt met een taaie doelgroep, waarin bijna niemand solliciteert, kan je afspraken maken over de vorm en intensiteit van de marktbewerking, zoals de omvang van de talentpools of het aantal benaderingen.

2. kwaliteit van kandidaten
De meeste interim recruitmentopdrachten gaan over het invullen van posities. Beoordeel dus allereerst de kwaliteit van de kandidaten die de interim recruiter aandraagt. Kijk niet alleen of de kandidaten voldoen aan de functie-eisen, maar ook of ze passen binnen de bedrijfscultuur en hun potentieel voor lange termijn succes. Wekelijks een korte update van je interimmer over de kandidaten in procedure, geeft je direct inzicht en mogelijkheden om in gesprek te gaan over de zachte matchingscriteria.

3. efficiëntie en snelheid
Een belangrijke sleutel tot succes is efficiënt en snel werken. In markten waar talent schaars is (en dat is tegenwoordig bijna overal) is snelheid van handelen een kritische factor. Worden kandidaten snel opgepakt en krijgt de interim recruiter de vacaturehouder mee in het snel nemen van beslissingen. Als dat niet lukt, is dit tevens een mooi haakje om als opdrachtgever intern mee te kijken en je interimmer vooruit te helpen richting succes.

4. communicatie en samenwerking
Evalueer de effectiviteit van de communicatie en samenwerking tussen de interim recruiter, het HR-team en de relevante afdelingsmanagers. Een goede interim recruiter moet in staat zijn effectief te communiceren, feedback te verzamelen en deze te integreren in de zoektocht naar geschikte kandidaten.

5. innovatie en procesverbetering
Soms verwacht je van een interim recruiter een meer structurele bijdrage. Kijk bijvoorbeeld naar de mate waarin de interimmer met nieuwe inzichten en verbetervoorstellen komt. Deze kunnen gaan over het introduceren van nieuwe wervingsstrategieën, tools of technologieën.

6. kosten versus waarde
Beoordeel de kosten van de interim recruiter in verhouding tot de geleverde waarde. Dit houdt in dat je kijkt naar de totale kosten van de ingehuurde recruiter en deze afzet tegen de kwaliteit en snelheid van de geleverde diensten, alsook eventuele besparingen of verbeteringen in het recruitmentproces.

7. feedback van kandidaten en vacaturehouder
Verzamel actief feedback bij zowel de kandidaten van de interim recruiter als de vacaturehouders. Hun input geeft goed zicht op de effectiviteit en communicatie van de recruiter. Denk bijvoorbeeld aan hoe goed de vacature aan kandidaten uitgelegd is, de flexibiliteit en klantgerichtheid.

8. flexibiliteit, opstartsnelheid en aanpassingsvermogen
Van een interimmer mag je verwachten dat hij/zij snel de juiste dingen kan doen. Beoordeel hoe goed de interim recruiter zich heeft aangepast aan nieuwe of veranderende omstandigheden of eisen binnen de organisatie. Dit omvat het vermogen om snel van strategie te veranderen in reactie op veranderende marktomstandigheden en interne prioriteiten.

inzichten voor samenwerkingen en verbeteringen

Door een combinatie van deze criteria te gebruiken, kun je een uitgebalanceerde en grondige evaluatie van een ingehuurde interim recruiter uitvoeren. Dit zal niet alleen helpen om zijn/haar prestaties te beoordelen, maar biedt ook inzichten voor toekomstige samenwerkingen en verbeteringen in het recruitmentproces. Wekelijks hier even aandacht aan besteden kan veel gedoe en kosten voorkomen. En mocht je dit lastig vinden: de interimtak van HetRecruitingKantoor denk graag met je mee. Het opstellen van een goede opdrachtomschrijving behoort gewoon tot onze interim dienstverlening en vreemde ogen kijken soms net iets helderder naar de opdracht die uitgevoerd moet worden.