Stel, je hebt als recruiter iemand geplaatst. Wanneer mag je hem dan weer benaderen voor een nieuwe functie? En wat als je zelf de overstap hebt gemaakt naar een andere werkgever? Is het dan fatsoenlijk om te rekruteren onder je ex-collega’s? Recruiters die kampen met deze en andere knellende dilemma’s, kunnen nu terugvallen op de Recruitercode.

Benader Koen Roozen voor een interview en je krijgt een mailtje terug. Niets bijzonders, zou je zeggen, maar… let eens op de ondertekening. Want daarin staat de volgende tekst: ‘Ik werk volgens de Recruitercode, een gedragscode voor bekwaam en integer recruitment. Mail me als je vindt dat ik niet conform deze Recruitercode opereer.’

voorzitter commissie Recruitercode

Roozen stelt zich dus kwetsbaar op, en dat mag je ook van hem verwachten. Want hij is de voorzitter van de commissie die deze code heeft opgesteld, en die code voorziet volgens hem in een behoefte. “Recruiter is een niet-beschermde titel, en er bestaat geen officiële hbo-opleiding. Daar komt nog bij: recruitment is een delicaat proces. Je hebt te maken met financiële belangen, zowel van je werkgever als je eventuele opdrachtgever, en tegelijkertijd moet je vaak sollicitanten afwijzen en dus teleurstellen. Er was een vacature, je ontvangt 40 reacties, dus 39 mensen krijgen de functie niet. Daarom heb je behoefte aan duidelijke criteria. Kandidaat en recruiter moeten weten aan welke wettelijke voorschriften en gedragsregels ze zich moeten houden. Wanneer gedraagt de recruiter zich fatsoenlijk, en wanneer heeft de kandidaat gegronde redenen om een klacht in te dienen?”

klachten over recruiters

Want ja, er komen inderdaad klachten over recruiters binnen – al zijn die volgens Roozen niet altijd terecht. “Nederland telt zo’n 180.000 recruiters, en die krijgen te maken met honderdduizenden kandidaten. Het zal je niet verbazen, sommigen van die kandidaten solliciteren op vacatures waar ze niet geschikt voor zijn en stellen onredelijke eisen. Een bedrijf heeft bijvoorbeeld duidelijk gesteld dat het iemand zoekt die goed Nederlands spreekt, maar de kandidaat zit op niveau A2. Als je dan wordt afgewezen, kun je niet beweren dat je wordt gediscrimineerd op leeftijd of afkomst.”

wijs sollicitanten fatsoenlijk af

Maar soms hebben de klagers wél een punt. Roozen ziet bijvoorbeeld vaak gebeuren dat afgewezen kandidaten niets meer over hun sollicitatie horen. “Natuurlijk, als een werkgever 200 reacties krijgt, zal die geen persoonlijk briefje schrijven aan de 199 kandidaten die afvallen, maar dat is geen excuus voor een totaal stilzwijgen. Stuur die 199 mensen in ieder geval een mail met bijvoorbeeld de vijf belangrijkste redenen om niet met iemand in zee te gaan. Dan haal je al veel kou uit de lucht.”

dilemma’s in recruitment

Maar Roozen benadrukt, we moeten de code niet zien als een uitbreiding van het Burgerlijk Wetboek. “We willen geen korset, we willen mensen bewust maken van mogelijke knelpunten, zodat ze daar ook afspraken over kunnen maken. Neem het artikel: ‘Bij plaatsing van een kandidaat spreekt de recruiter met de organisatie een termijn af waarbinnen de kandidaat niet benaderd wordt voor een andere vacature.’ Dat lijkt logisch: als je een kandidaat bij een klant hebt geplaatst, bel je die niet drie weken later voor een nieuwe functie. Aan de andere kant, wat als diezelfde kandidaat bijvoorbeeld gaat verhuizen en jou belt, gewoon omdat hij of zij een goede ervaring met je heeft gehad? Daar is natuurlijk niets op tegen. Daarom raden we in de Recruitercode aan om een termijn af te spreken, maar die termijn geldt alleen als het initiatief uitgaat van de recruiter.”

werven onder ex-collega’s?

Een ander dilemma dan: wat als een corporate recruiter wisselt van werkgever? Kan hij dan gaan werven onder zijn oud-collega’s? ‘De hut leegtrekken’, noemt Roozen dat, en die formulering verraadt een waardeoordeel. “Al 20 jaar hoor ik de kreet ‘War for talent’, en ik moet zeggen… daar heb ik moeite mee. Want bij een oorlog verliest uiteindelijk iedereen. Als ik bij een organisatie heb gewerkt, beschik ik over vertrouwelijke gegevens. Ik heb de e-mailadressen en telefoonnummers van mijn oude collega’s, en ik weet ook wie er openstaat voor een andere baan. Maar als ik die troeven inzet en de hut leeg trek, is het inderdaad oorlog. Dan doet mijn oude werkgever hetzelfde bij mij. Het resultaat: medewerkers die continu op en neer hoppen, en dat is voor niemand goed.”

Maar let op, alweer komt de code niet met een verbod. De letterlijke formulering luidt als volgt: ‘Na vertrek van een recruiter bij een organisatie, worden medewerkers van deze organisatie gedurende een vooraf overeengekomen periode niet door haar benaderd voor vacatures.’
Volgens Roozen is dat ook logisch, want de oude werkgever kan geen verbod uitspreken voor onbepaalde tijd. “Als je je mensen binnen wilt houden, moet je er gewoon voor zorgen dat je een goede werkgever bent. Vandaar ons advies in de code: maak een afspraak over de termijn. Daarna mag de recruiter gewoon gaan werven onder de ex-collega’s.”

Lees ook: De Recruitercode: een noodzakelijk kwaad?

op de hoogte van wet- en regelgeving

Tot nu toe hadden we het over fatsoensregels, maar daarnaast zijn er natuurlijk wettelijke voorschriften. Vandaar het betreffende artikel in de Recruitercode: ‘De recruiter is op de hoogte van de relevante wet- en regelgeving (Burgerlijk Wetboek). De recruiter heeft kennis van en handelt naar dat deel dat relevant is (arbeidsrecht, waaronder: proeftijd, bepaalde/onbepaalde tijd contracten, relatie- en concurrentiebeding en ook AVG, UAVG, WAB, DBA, en contractenrecht, verbod op discriminatie, et cetera).’

Dat ligt misschien voor de hand, maar volgens Roozen hangt dit vaak af van precieze formuleringen. “Zet nooit in een advertentie eisen als: ‘Nederlands is je moedertaal.’ Dat is discriminatie op afkomst. Formuleer het liever als: ‘Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.’ En zeg niet: ‘Wij zoeken een schoolverlater want dat is discriminatie op leeftijd. Schrijf in plaats daarvan: ‘Wij staan ook open voor kandidaten zonder relevante ervaring’”

aandacht voor privacy

En een recruiter moet niet alleen waken voor discriminatie, maar ook voor schending van de privacy. “Ik zie het nog steeds gebeuren dat recruiters cv’s van kandidaten mailen naar hun opdrachtgever, gewoon in pdf”, zegt Roozen. “Maar wat als die opdrachtgever dat print, en de papieren vervolgens achterlaat in de trein? Dan liggen allerlei privacygevoelige data gewoon op straat: NAW-gegevens, afkomst, burgerlijke staat en salarisgegevens. En dan heeft niet alleen die opdrachtgever een probleem, maar jij ook. Zet die cv’s dus in een portal en bescherm dat met een wachtwoord. Natuurlijk, dan kunnen mensen ook een screenshot maken en dat vervolgens printen, maar dat is niet jouw verantwoordelijkheid. Als recruiter moet je zorgen voor veilige overdracht van gegevens.”

recruitercode niet als knellend korset

De Recruitercode is dus niet bedoeld als knellend korset, maar meer als een verzameling adviezen. “We hebben juist geprobeerd te voorkomen dat de code voelt als wetboek”, zegt Roozen. “We hebben hem opgesteld in simpele taal, en we hebben gewaakt voor een opgeheven vingertje. Tegelijkertijd geven we wel duidelijkheid. Kijk naar de ondertekening van mijn mail. Jij weet nu volgens welke criteria ik te werk gaat. Als jij vindt dat ik me daar niet aan houdt, dan kun je me daarop aanspreken. En als jij je vandaag ook voor de Recruitercode registreert, kan ik hetzelfde doen bij jou.”

Meer weten over de Recruitercode? Je vindt hem hier. En uiteraard kun je deze code als recruiter ook zelf ondertekenen. Zo’n 350 recruiters gingen je reeds voor.

Dit interview met Koen Roozen verscheen op 15 maart 2022 op Academy For Recruitment.