De juiste medewerker selecteren begint bij… precies weten wat en wie je zoekt! Dat lijkt een open deur maar veel organisaties doen precies het tegenovergestelde. Ze pakken een oud functieprofiel, verplaatsen hier en daar wat komma’s en gaan dan snel op zoek naar de ‘juiste’ kandidaat. Om verderop in het recruitmentproces te ontdekken dat je niet met de juiste kandidaat aan tafel zit. Goed nadenken over de functie en hoe die uitgevoerd moet worden, vormt de basis voor de selectie van de juiste medewerker. Het functieprofiel vertalen naar een gedegen selectieprofiel met duidelijke selectiecriteria is daarvoor een belangrijke stap.

een functieprofiel én een selectieprofiel

Organisaties en de arbeidsmarkt veranderen. Nieuwe taken ontstaan, verdwijnen of veranderen. Maar het kan ook dat je – bijvoorbeeld omwille van je teamsamenstelling – de vacature met een bepaald type persoon ingevuld wil zien. Het functieprofiel is vaak te statisch voor een echt goede selectie. Dan helpt het als je bij iedere vacature een nieuw selectieprofiel opstelt, op basis van het functieprofiel dat je aanvult met criteria voor deze specifieke vacature. Dit artikel over de tien belangrijkste vragen van de vacature intake helpt je daarbij.

de ideale kandidaat beschrijven

Als je een hiring manager vraagt zijn of haar ideale kandidaat te omschrijven volgt meestal een globale beschrijving van de vertrekkende collega, soms aangevuld met wat nieuwe inzichten. Met deze aanpak loop je onherroepelijk vast tijdens het benaderen, interviewen en beoordelen van een sollicitant. Mensen lijken vaak niet zoveel op elkaar en je bent niet op zoek naar een vervanger of dubbelganger van Jaap; je zoekt iemand die de rol goed kan invullen.

Dat nieuwe medewerkers selecteren lastig is, heeft vier belangrijke oorzaken:

1. vaak weten we niet exact wat een persoon succesvol maakt in een functie;
2. we beschrijven allemaal op andere manieren kwaliteiten, gedrag of karakter;
3. we hebben verschillende normen over wat goed, gemiddeld of slecht is;
4. én mensen zijn niet zo heel erg goed in het beoordelen van mensen (lees: sollicitanten).

Omdat ieder mens zijn of haar unieke kijk op de wereld heeft, op organisaties en op mensen, kijken we allemaal door onze eigen bril naar het talent dat we tegenkomen in het recruitmentproces. Jouw collega vindt de nieuwe kandidaat voor de verkoopfunctie super commercieel en bewondert zijn drive, terwijl jij iemand ziet die over grenzen gaat en alles doet voor het snelle geld. Hoe we naar mensen kijken, zegt ook veel over wie wij zelf zijn.

Hoe een commercieel persoon eruitziet is dus vaak niet zo helder als het lijkt. De ene recruiter verstaat onder commercieel iemand die klanten in de watten legt en altijd een stapje extra zet voor de beste klanttevredenheid. De andere selecteur kijkt vooral hoeveel deals er gesloten worden. Het begrip commercieel wordt sterk bepaald door de organisatie en de context van de functie. En zelfs als we het eens zijn over invulling van het criterium commercieel, kunnen we andere normen hanteren. Gaat het over vijf of tien nieuwe deals per week? Telt klanttevredenheid helemaal niet meer mee of moet het binnen bepaalde grenzen vallen?

twee tips voor het opstellen van een goed selectieprofiel

Tijdens de werving, maar vooral tijdens de selectie kan er veel fout gaan. Voor de vacature-intake heb ik twee gouden regels:

1. start nooit een vacature op zonder een intake

Hoe goed het functieprofiel ook is en hoe druk je ook bent, maak altijd tijd vrij om het selectieprofiel scherp te stellen. Dit kost je weliswaar een uurtje, maar deze tijd verdien je later in het recruitmentproces ruimschoots terug.

2. beperk je niet tot één bron

Als hiring manager en HR-adviseur heb je natuurlijk ideeën over de ideale medewerker. Maar er zijn ook andere bronnen die je kunt raadplegen, denk aan collega’s uit het team of een andere afdeling waarmee veel wordt samengewerkt. Of kijk eens naar soortgelijke vacatures bij andere bedrijven. Waardevolle informatie waaraan je jouw mening kunt toetsen.

selecteren op basis van Key Performance Objectives

De meeste vacatures kan je afpellen naar 4 of 5 Key Performance Objectives (KPO’s). Deze KPO’s geven de hoofddoelen weer die je met de functie wil bereiken. Voor een commercieel recruitment consultant bij een bureau kan een standaard KPO bijvoorbeeld 20 plaatsingen per jaar en €300.000 bruto marge zijn.

KPO’s zijn dus niet hetzelfde als de Key Performance Indicators (KPI’s) die we allemaal wel kennen. Bij KPI’s gaat het bijvoorbeeld over het aantal sollicitatiegesprekken per week. KPI’s geven weer hoe je op weg bent naar de KPO’s. Deze KPO’s helpen je bij het opstellen van duidelijke selectiecriteria.

Het stellen van meetbare doelen in een functie is soms lastig, maar zelfs het gesprek hierover levert al veel inzichten op. Inzichten die je in je selectieprofiel kunt verwerken. Stel je voor dat de senior recruiter een nieuwe regio gaat opbouwen, dan kan je de standaard KPO’s als volgt vertalen:

1. de senior recruiter doet in het eerste jaar minimaal 10 plaatsingen;
2. het prospectbestand bestaat na een jaar uit 50 relaties die minimaal 1x bezocht zijn;
3. er is minimaal €150.000 bruto marge gerealiseerd;
4. en het team is gegroeid tot 2 recruiters die ingewerkt zijn.

Als je de doelen zo scherp kunt stellen, wordt het uitwerken van de criteria een stuk eenvoudiger. Je kunt als het ware de droom kandidaat voor je zien staan die uitlegt hoe hij of zij het voor elkaar gaat krijgen.

concreter = beter

Nu we weten wat er moet gebeuren, kunnen we nadenken over hoe dat gedaan moet worden. Op basis van welke criteria kan je de kandidaat selecteren die deze topprestatie gaat leveren? Omdat we commerciële recruiters zoeken, is het verlokkelijk om: “commercieel” in de advertentie te plaatsen. Meestal volgt dan een rijtje van andere criteria in de trant van:

Wij zoeken een commerciële recruiter met een can-do mentaliteit die overtuigend, proactief en ondernemend is.

Helaas roept deze zin alleen een sfeerbeeld op dat je kunt gebruiken voor werving. Het helpt niet de juiste kandidaat te selecteren. Het gaat om de betekenis van het woord commercieel en dat is vaak niet goed afgestemd en vastgelegd. Schrijf eens samen met een collega afzonderlijk van elkaar op wat jullie verstaan onder commercieel en leg dat eens naast elkaar. Waarschijnlijk zie je grote verschillen.

gebruik een competentiewoordenboek

Om dit te voorkomen kan je gebruik maken van een competentiewoordenboek. Zo beschrijf je wat je onder commercieel verstaat en waar je tijdens de selectie op gaat letten. Je kunt er zelf een opstellen of bijvoorbeeld gebruik maken van de site www.competentievoorbeelden.nl van TMA. Dan wordt commercieel bijvoorbeeld commercieel ingesteld met als een mogelijke definitie:

Kansen in de markt zien en daarnaar handelen. Verantwoorde risico’s aangaan om zakelijk voordeel te behalen.

Als je het helemaal tot in de puntjes wil afmaken, breng je hierin een niveau aan volgens een vier-puntenschaal.

• niveau 1: kansen voor het verkopen van diensten signaleren en deze willen benutten
• niveau 2: zelfstandig actie ondernemen om diensten te verkopen
• niveau 3: anderen stimuleren om kansen tot verkoop te benutten door voorbeeldgedrag te tonen en diensten en plannen voor het eigen onderdeel op te stellen
• niveau 4: anderen inspireren om ook buiten de directe werkomgeving verkoopkansen te benutten, voorbeeldgedrag laten zien en strategische kansen met planvorming en acties realiseren

de opmaat naar een STAR interview

Als je deze uitwerking van commercieel zo ziet staan, wordt het voor iedereen glashelder wat we bedoelen als we een commerciële senior recruitment consultant zoeken. Als je een recruiter zoekt die – samen met een junior recruiter – een nieuwe regio gaat uitbouwen, kies je voor niveau 3 van de competentie commercieel ingesteld:

We zoeken een commercieel ingestelde senior recruiter die kansen in de markt ziet en daarnaar handelt en daarbij verantwoorde risico’s durft aan te gaan om zakelijk voordeel te behalen. We willen dat hij/zij een junior collega meeneemt en stimuleert tot verkoop van onze dienstverlening.

Aan deze uitwerking van selectiecriteria in het selectieprofiel kan je gemakkelijk voorbeelden van concreet gedrag koppelen. Je kunt je sollicitant vragen of en hoe hij/zij tips over het beter benutten van verkoopkansen ziet. Of je vraagt naar hoe een risicoafweging gemaakt wordt. In essentie heb je hier dus ook de basis voor STAR-methode waarbij je gericht situaties en gedrag uitvraagt.

Naast competenties – waar we nu op ingezoomd hebben – zijn nog andere selectiecriteria mogelijk die je in je selectieprofiel gaat uitwerken. We benoemen vijf selectiecriteria die je altijd in je selectieprofiel laat terugkomen.

1. selectiecriterium: ervaring

Het meest gebruikte criterium is vragen om specifieke ervaring of een onder- of bovengrens aan het aantal jaar ervaring. Dit is makkelijk maar tegelijk ook risicovol. Als je bijvoorbeeld zegt: “ik zoek een senior recruiter die dit kunstje al geflikt heeft”, sluit je waarschijnlijk de route voor kandidaten af die vol ambitie zitten en promotie willen maken. Het is natuurlijk al helemaal de vraag of exact deze ervaring het allerbelangrijkste is om succesvol te zijn? Het hebben van een specifieke ervaring zegt dat iemand iets gedaan heeft, maar niet hoe goed dat ging en of die aanpak bij jouw organisatie past.

2. selectiecriterium: vakkennis en -vaardigheden

Voor veel rollen is specifieke kennis essentieel om snel effectief te kunnen zijn. Voor onze recruiter kan dat branchekennis of bijvoorbeeld kennis van sourcing zijn. Maak onderscheid tussen kennis, vaardigheden en inzicht die gemakkelijk of moeilijker te verwerven zijn. Iets wat gemakkelijk aan te leren is, kan een minder prominente rol spelen in je selectie en een ‘nice to have’ zijn.

3. selectiecriterium: persoonlijkheid

Laten we over persoonlijkheid maar even zeggen “je bent wie je bent”. Een mismatch op persoonlijkheid kan in sommige rollen goed functioneren onmogelijk maken. Je kunt je voorstellen dat een senior recruiter extravert moet zijn, zelfverzekerd, gericht op mensen en goed moet kunnen omgaan met teleurstellingen. Deze criteria over de persoonlijkheid horen absoluut thuis in het selectieprofiel.

4. selectiecriterium: motivatie & drijfveren

Welke motivatie past bij jouw vacature? Je hebt namelijk niets aan een kandidaat die alleen maar gaat voor een nieuwe baan en verder niet gemotiveerd is voor jouw uitdaging. Je kan hierbij denken aan geld, macht, afwisseling, sociale contacten, vrijheid, zekerheid of inhoudelijke expertise. Wat de nieuwe medewerker belangrijk vindt, moet passen bij wat jij in de functie en als organisatie te bieden hebt.

5. selectiecriterium: functionele criteria

En dan kun je natuurlijk nog allerlei andere mogelijke criteria bedenken, zoals reisafstand, uren, de bereidheid om in ploegen of ‘s avonds te werken of flexibiliteit ten aanzien van werktijden.

Nu je dit allemaal weet en hebt uitgewerkt in je selectieprofiel, ben je klaar voor je zoektocht naar een nieuwe medewerker. Waarschijnlijk heb je inmiddels een lange lijst met eisen en wensen waaraan de perfecte kandidaat moet voldoen. Als de lijst te lang wordt, zal je zien dat maar weinig passende kandidaten overblijven voor je vacature, die vaak ook nog eens een (te) hoog salaris vragen. In recruitment hebben we hier zelfs een gezegde voor bedacht: “het schaap met de vijf poten”. Recruiters snappen dat wel. Als vacaturehouder wil je kunnen bouwen op deskundige collega’s en zoek je de perfecte kandidaat. Een vacature wordt dan aangegrepen om “alle” fouten uit het verleden te herstellen en andere problemen ook op te lossen.

supervrouwen en schapen met vijf poten

Helaas zijn deze supermannen en -vrouwen even zeldzaam als schapen met vijf poten. Dus komt het aan op keuzes maken. Dat begint met erkennen dat droommedewerkers niet bestaan. Er is een gemakkelijke manier om het aantal selectiecriteria te beperken: plaats ze allemaal op volgorde van belangrijkheid en trek een streep ergens bij het zesde of zevende selectiecriterium. Alles boven de streep is een eis waaraan iedere kandidaat moet voldoen, alles onder de streep is mooi meegenomen. Zo simpel kan het zijn! De juiste collega selecteren betekent namelijk keuzes maken en durven uitspreken wat echt belangrijk is in je nieuwe medewerker. Het opstellen van een selectieprofiel helpt je bij het uitwerken en borgen van die keuzes.