Sollicitatiegesprekken. Sommige managers vinden een sollicitatiegesprek voeren het allerleukste wat er is, anderen zien het als corvee dat zo snel mogelijk afgehandeld moet worden. Hoe je er ook in staat; bijna alle selectieprocedures bevatten een of meerdere sollicitatiegesprekken. En helaas gaat er in het sollicitatiegesprek veel fout. Dat is natuurlijk erg jammer want voor je het weet heb je jouw nieuwe droomcollega afgewezen, of erger nog: een verschrikkelijke kandidaat geselecteerd. In deze blog geven we je tien tips waarmee je sollicitatiegesprekken beter en leuker maakt én de beste kandidaat selecteert.

tien tips voor het beste sollicitatiegesprek

1. bereid je voor op het sollicitatiegesprek

Een goed gesprek begint al voordat je in gesprek gaat met een kandidaat. Omdat de meeste mensen niet heel vaak een sollicitatiegesprek afnemen, moet je je hier goed op voorbereiden. Jouw kandidaat verwacht namelijk een professionele instelling en zal ook op basis hiervan besluiten of hij/zij bij je in dienst wil komen. Denk bij de voorbereiding aan de volgende zaken:

• heb je alle informatie over de vacature, organisatie, strategie, het team;
• is duidelijk wie welke rol inneemt bij het interview (als je met meerdere selecteurs werkt);
• heb je alle gegevens van de kandidaat bij de hand en goed gelezen (noteer vooraf wat je opvalt in het cv);
• is de logistiek goed georganiseerd (parkeerplaats, gespreksruimte, ontvangst, koffie en thee)?

2. bereid je pitch voor

Vergeet niet dat een goed sollicitatiegesprek tweerichtingsverkeer is. De kans om jouw organisatie te verkopen aan de kandidaat. Besteed daarom tijd en aandacht aan een goede pitch over jouw organisatie, de vacature en de cultuur. Oefen je pitch eventueel met een collega.

3. bereid sollicitatievragen voor

Een goed sollicitatiegesprek voeren is een kunst op zich. Je moet een gesprek gaande houden, zorgen voor een goede sfeer, goede vragen bedenken en analyseren of een kandidaat eerlijk is en de gewenste antwoorden geeft. Maak het jezelf makkelijker en schrijf vooraf vragen op over de onderwerpen waarover je iets wil weten. Deze kunnen bijvoorbeeld gaan over een fit bij jouw organisatie, de geschiktheid voor de functie of iets van de kandidaat in het bijzonder. Het goede nieuws is dat je sommige vragen altijd kunt gebruiken; zo bespaar je jezelf tijd.

4. begin op tijd met sollicitatiegesprek

Begin op tijd en zorg voor een goede ontvangst. Er is geen enkele reden om een kandidaat – waarvan jij verwacht dat die op tijd is – te laten wachten. Pluspunten scoor je als je ervoor zorgt dat de kandidaat zich extra welkom voelt en je laat zien dat het interview óók voor jou heel belangrijk is. Wat extra tijd reserveren om even te kunnen focussen op het gesprek helpt daarbij. Op tijd beginnen is cruciaal voor een goede candidate experience.

5. ga niet af op de eerste indruk van de kandidaat

Tijdens veel selectiegesprekken wordt te veel nadruk gelegd op de eerste indruk. Sommige interviewers stellen dat ze al na 30 seconden weten of een kandidaat geschikt is of niet. Ervaren recruiters weten dat dit niet kan. Vaak genoeg word je positief verrast door een kandidaat die een matige eerste indruk achterlaat. Dat iemand een gespannen indruk maakt, hoeft niets te zeggen over zijn of haar geschiktheid voor de job. Stel je oordeel daarom uit tot na het gesprek en ga tijdens het gesprek vooral met een open blik op zoek naar antwoorden op de vragen die je vooraf uitgewerkt hebt.

6. vraag wat je nog niet weet

Een cv, brief of LinkedIn profiel bevat al een schat aan informatie. Vraag dus niet wat je al weet of uit het cv kunt halen. Ga niet de hele loopbaan in detail met een kandidaat doorlopen. Zonde van je tijd en die van de kandidaat. Ga vooral op zoek naar de ontbrekende puzzelstukjes die voor jouw vacature en organisatie relevant zijn.

7. stel open vragen en durf door te vragen

Met beginnende recruiters doen we wel eens het spelletje “interviewen met gesloten vragen”. Da’s nog maar verdomd lastig. Creatieve, gespreksvaardige recruiters houden het een paar minuten vol, maar na een paar minuten loopt iedere interviewer vast en gaat de geïnterviewde achterover leunen. Het gesprek voelt als een kruisverhoor, de interviewer verliest de regie en het gesprek loopt dood. Dit voorkom je door met een “open en nieuwsgierige” mindset het gesprek in te gaan. Parkeer jouw lastige vergadering en tune helemaal in op jouw kandidaat. En als je twijfelt over een antwoord of nieuwsgierig bent, vraag dan gerust door. Een goede kandidaat vertelt je graag wat hij allemaal over een onderwerp weet. Het enige wat jij hoeft te doen, is de goede vraag stellen en oprecht interesse tonen.

8. geef je sollicitant de ruimte

Probeer het gesprek niet te sturen naar de antwoorden die je zoekt. Gun jouw kandidaat de ruimte om af toe een ander spoor te bewandelen, dat kan zomaar eens een olifantenpad blijken.

9. kies een vaste structuur voor je sollicitatiegesprek

Breng een vaste structuur aan in je sollicitatiegesprek. Dat geeft iedereen dezelfde kans en je ontwikkelt een soort ritme waarmee je gemakkelijker de tijd kan bewaken. De meest voorkomende structuur van een sollicitatiegesprek is:

1. korte introductie en ijsbreker
2. de organisatie- en vacaturepitch
3. het cv doornemen
4. inzoomen op specifieke selectiecriteria en arbeidsvoorwaarden
5. vragen stellen door de kandidaat
6. het vervolgproces bespreken en het gesprek afronden

10. maak aantekeningen en bewaar ze

Met aantekeningen vergroot je de kwaliteit van je selectie, zeker als je meer kandidaten spreekt of als er meer interviewers selecteren. Hieronder een paar praktische tips over het maken van aantekeningen tijdens een sollicitatiegesprek.

• Schrijf de belangrijke uitspraken tijdens het interview zo concreet mogelijk op. Alleen dan kan je kandidaten objectief met elkaar vergelijken en eerlijke feedback geven.
• Schrijf niets op dat je niet aan de kandidaat wil laten lezen. Schrijf niet op: “hij kletst uit zijn nek” maar “geeft geen duidelijk en helder antwoord op de vraag”. Lelijke of kwetsende gedachten zet je al helemaal niet op papier.
• Maak direct na het interview je aantekening compleet. Waren ze duidelijk? Heb je zaken gemist? Je kan een kladversie en officieel gespreksverslag gebruiken; bewaar alleen het officiële gespreksverslag en vernietig de kladversie.
• Zorg dat andere interviewers hetzelfde doen.

beter, gemakkelijker, leuker en effectiever

Als je aan de slag gaat met deze tien tips voor het beste sollicitatiegesprek, maak je het niet alleen gemakkelijker en leuker voor jezelf. Je gaat meer ontspannen het gesprek in en verbetert de kwaliteit van de informatie die je inwint. En omdat je een professionele indruk achter bij de kandidaat achterlaat vergroot je de kans dat hij of zij voor jou kiest.